- 4 janv. 2023
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La note de frais permet au salarié de recenser chaque mois les dépenses professionnelles supportées pour l’exercice de son activité salariale. Elle est remise à l’employeur pour obtenir le remboursement des frais professionnels.
Qu’est ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels supportés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur. En effet, ces frais sont obligatoirement remboursés par l’employeur.
La note de frais sert de justificatif pour obtenir le remboursement.
L’employeur peut rembourser les frais professionnels selon trois méthodes :
La méthode du forfait : c’est le cas par exemple des frais pour se loger ou des frais de déplacement.
Avec application, sur le salaire brut, d’une déduction forfaitaire spécifique : c’est le cas par exemple pour les journalistes ou les VRP.
La méthode des frais réels : l’employeur rembourse au salarié les dépenses réellement engagées pour leur valeur réelle. Dans ce cas, le salarié doit alors justifier ses dépenses par le biais d’une note de frais.
A noter : sont considérés comme des frais professionnels les frais de déplacement, les frais de logement ou encore les frais de repas.
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Conditions de remboursement des frais professionnels
Les dépenses figurant sur la note de frais doivent remplir certaines conditions pour ouvrir droit à remboursement. Elles doivent représenter des dépenses engagées pour les besoins de l’activité professionnelle dans l’intérêt de l’employeur et être proportionnées et non abusives.
En outre, le salarié doit joindre les factures correspondantes aux dépenses qui figurent sur sa note de frais.
Que doit contenir une note de frais ?
Les remboursements des frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales. Lors d’un contrôle de l’URSSAF, les contrôleurs ont la possibilité de vérifier le bien-fondé de ces remboursements et demander ainsi à contrôler les notes de frais.
À ce titre, une note de frais doit être la plus détaillée possible.
Selon la nature de la dépense des précisions doivent être apportées :
Pour les frais de repas, la note de frais doit indiquer le montant de la note de restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation.
Pour les frais de déplacement, la note de frais doit exposer le nombre de kilomètres effectués, la raison du déplacement, le trajet effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
Si vous êtes amenés à utiliser votre véhicule personnel (sous réserve d'en avoir eu l'autorisation par votre employeur), c'est sur la base des frais kilométriques que va être établi la note de frais, même si vous avez du faire un plein d'essence. Les frais d'essence sont compris dans les indemnités kilométriques.
Pour faire simple :
usage de votre véhicule personnel : frais kilométriques
usage du véhicule de l'agence : frais d'essence (mais à IRISOLARIS, on a les cartes DKV)
Pour les dépenses d’hébergement, le salarié ne peut en demander le remboursement que s’il se trouve dans l’impossibilité de regagner son domicile (la mission se trouve à plus de 50 km de son domicile). La note de frais doit donc indiquer la raison et le lieu du déplacement.
Bon à savoir : le remboursement de la note de frais est une obligation pour l’employeur. Aucune clause du contrat de travail ne peut mettre les frais professionnels à la charge du salarié. Dans la pratique, la note de frais est remboursée au salarié en fin de mois.